לאחר השלמת הקמת העסק האופטימיות היא כמובן עדיין משאב חיוני, אבל במקביל חובה להקדיש את מלוא תשומת הלב לכל הפעולות הנחוצות במסגרת התפעול השוטף. בפרט רצוי מאוד להקפיד על התנהלות נכונה מול רשויות המס - מס הכנסה, וכך גם מע"מ וביטוח לאומי, אינם סלחנים כלפי עסקים שלא עומדים בדרישות החוק, והעובדה שמדובר בעסק טרי אינה מהווה מבחינתם הצדקה. כדאי לדעת שבימינו קיים מגוון רחב של טכנולוגיות חדשניות שמסייעות לבעלי עסקים, כולל בתחום הרגיש של התנהלות מול שלטונות המס, וגם אתם מוזמנים לנצל אותן.

איך להפיק חשבוניות מס בקלות וביעילות?

החוק בארץ מחייב כל בעל עסק לבצע רישום מסודר של כל עסקה שביצע - כלומר של כל מכירת שירות או מוצר לכל סוג של לקוח. ישנם שני סוגים של חשבוניות, האחד נקרא חשבונית מס והשני הוא חשבונית עסקה. חשבוניות המס מונפקות על-ידי מי שמוגדר כעוסק מורשה, כלומר כזה שמחויב לשלם מס ערך מוסף, ואילו חשבוניות העסקה מונפקות על-ידי העוסקים הפטורים (ולכן כמובן לא כוללות מע"מ). חשוב לא להתבלבל בין חשבוניות אלה לבין קבלות - הקבלה מעידה על כך שהתקבלה תמורה כספית בעסק, בגין מכירה כזו או אחרת, ולא על עצם קיומה של העסקה. בעלי עסקים רשאים להנפיק מסמך אחד שיהווה גם חשבונית מס וגם קבלה, ויכולים גם להפריד בין המסמכים.

בכל מקרה, הדרך הנוחה ביותר לבצע הפקת חשבוניות היא באופן דיגיטלי. החשבוניות הדיגיטליות הפכו לאופציה חוקית בשנת 2001 לאחר כניסתו לתוקף של חוק חתימה אלקטרונית, ועם השנים יותר ויותר בעלי עסקים מנצלים את שלל היתרונות של האופציה הזו וזונחים את פנקסי הנייר הלא נוחים והמיושנים.

הדגשים העיקריים במילוי חשבונית מס דיגיטלית

הפקת חשבוניות דיגיטליות דומה במהותה לכתיבת החשבוניות של פעם, שכן הפרטים שחובה לכלול בכל חשבונית לא השתנו כמובן. בין השאר יש לציין בכל חשבונית דיגיטלית את פרטיו של העסק (כתובת, מספר עוסק מורשה או עוסק פטור, מספר טלפון), את המספר הסידורי של החשבונית (שכמובן חייב להיות שונה מחשבונית לחשבונית, ובסדר רץ), את תאריך העסקה, את מהותה ואת הסכום שהלקוח משלם או ישלם בגין אותה עסקה. פרט לחשבוניות שמופקות בקופות הרושמות, מופיעים גם פרטי הלקוח.

ההבדל היחיד הוא באופן מילוי החשבונית ובחתימה עליה - כשעל החשבוניות הדיגיטליות אין צורך כמובן בחתימה וחותמת שכן הן נחתמות בהתאם לחוק חתימה אלקטרונית. היתרון העיקרי הוא קיצור פרק הזמן שיש להקדיש לכל חשבונית והנוחות של מילוי החשבוניות - כך שבעל העסק הטרי יכול להקדיש את מרב המשאבים שלו לעסק עצמו ולא להתעסקות סביבו.

היתרונות הנוספים של החשבוניות הדיגיטליות

ישנם מספר יתרונות משמעותיים נוספים לקונספט של הפקת חשבוניות אלקטרוניות. ראשית, זהו חיסכון ניכר בנייר - ובעולם שמודע היטב לחשיבות מניעת בזבוז המשאבים ולצמצום הפגיעה בסביבה, אין ספק שזו סיבה מספיק טובה להתקדם לחשבוניות הממוחשבות.

שנית, עסק שכבר עבר להשתמש באופציה החדשנית נהנה מתדמית חיובית יותר. הלקוחות רואים בו גם עסק שצועד עם הזמן ולא נשאר מאחור, וגם כזה שמתחשב בסביבה, וכשבנוסף הם מקבלים את החשבונית מידית ובצורה נוחה, הם יעריכו את העסק הרבה יותר - יתרון משמעותי לעסק בתחילת דרכו.

היתרון השלישי הוא בסוף שנת המס, ולמעשה עוד קודם לכן כשנדרש איסוף המידע הרלוונטי לצורך הגשת דוח המע"מ (ובסוף השנה הדוח השנתי למס הכנסה). בזכות העובדה שכל החשבוניות מרוכזות באופן אוטומטי על-ידי התוכנה, ובזכות הגיבוי המוקפד (שגם הוא אוטומטי), אין חשש לבלגן או לאובדן חשבוניות.